Przeprowadzka biura – gdy firma zmienia miejsce pracy

Firma rozwija się na tyle dobrze, że wymaga większej przestrzeni do pracy? To czas na przeniesienie się do większego lokalu. O czym powinien pamiętać każdy przedsiębiorca, który planuje przeprowadzkę?

Przeprowadzka w firmie najczęściej kojarzona jest z dużym obciążeniem dla jej codziennej działalności. Wszystkie sprzęty, w tym meble, komputery i inny sprzęt biurowy, dokumenty muszą zostać przeniesione w nowe miejsce. To z kolei rodzi szereg problemów – od wydłużającego się czasu związanego z przenosinami, poprzez ryzyko zniszczenia lub zgubienia ważnych przedmiotów, a skończywszy na obniżenia zysków firmy.

Właśnie dlatego każda przeprowadzka biura powinna być odpowiednio zaplanowana i realizowana tak, aby w jak najmniejszym stopniu wpływała na działalność firmy. Na co należy zwrócić wtedy szczególną uwagę?

Przeprowadzki biur wymagają właściwego planu

Podobnie jak w przypadku przeprowadzki domu czy mieszkania, także przeprowadzki firm wymagają odpowiedniego planu. Chaotyczne przenosiny mogą doprowadzić do sporych problemów, dlatego im dokładniejszy będzie plan przeprowadzki, tym mniejsze ryzyko z nią związane.

Plan przeprowadzki biura ten powinien uwzględniać między innymi terminy przenosin, rodzaje sprzętów używanych w biurze, ich gabaryty, oznaczenie odpowiednich przedmiotów wymagających szczególnej troski, tryb pracy firmy, wybrane metody transportu, a to tylko kilka czynników determinujących przebieg przeprowadzek w firmach.

Właśnie dlatego obecnie wyróżnić można kilka różnych modeli przeprowadzek firm, które cechują się różnymi podejściami do tego przedsięwzięcia. Jakie modele przeprowadzek są najbardziej popularne?

Rożne modele przeprowadzek firmowych:

  • przeprowadzka całej firmy za jednym razem – w tym modelu cała firma przenoszona jest do nowego lokum od razu, razem przeprowadzają się wszystkie działy, dlatego całkowity czas przeprowadzki jest krótszy, lecz wymaga ona całkowitego wyłączenia działania firmy
  • przeprowadzka kolejnych działów firmy – w tym przypadku każdy dział firmy przenoszony jest osobno, taki model przeprowadzki wydłuża czas jej trwania, niemniej jednak firma może zachować wtedy swoją ciągłość działalności lub przestoje w pracy są minimalne

Dobór odpowiedniego modelu przeprowadzki firmy jest zależny głównie od specyfiki jej działalności, lecz także od oczekiwanego czasu przenosin, rodzaju i ilości mienia firmowego, dlatego warto przeanalizować zalety i wady każdej z tych opcji.

Przeprowadzka biura z profesjonalną firmą przeprowadzkową

Coraz więcej klientów biznesowych korzysta obecnie z kompleksowych usług przeprowadzkowych świadczonych przez zewnętrzne firmy organizujące przeprowadzki biur. Oferują one kompleksową obsługę związaną z realizacją całych przenosin.

W ramach świadczonych usług przeprowadzkowych znajdują się między innymi:

  • planowanie przeprowadzek, w tym wybór optymalnego modelu przenosin
  • pakowanie i zabezpieczanie mienia firmy
  • ewidencjonowanie mienia
  • wynoszenie i wnoszenie mienia przez pracowników firmy przeprowadzkowej
  • transport samochodami dostawczymi – meblowymi do celu
  • przewóz gabarytów, w tym komputerów, serwerów, sprzętów biurowych – kserokopiarek, drukarek
  • sprzątanie po przeprowadzce

Reasumując, przeprowadzka firmowa może być dużym wyzwaniem. Właśnie dlatego tak ważne jest jej właściwe zaplanowanie, wybranie właściwego modelu przenosin, a także skorzystanie z fachowej pomocy w tym właśnie zakresie.